Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, Faxe – auch für Onlinehändler gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Doch nicht selten herrscht Unsicherheit darüber, welche Unterlagen in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind. Warum der Ausdruck einer E-Mail manchmal nicht reicht, welche Vorteile eine elektronische Archivierung bringt und worauf Händler sonst noch achten sollten, verrät Tanya Stariradeff, Rechtsexpertin bei Trusted Shops.

Die Aufbewahrungspflichten sind im Wesentlichen – aber nicht abschließend – in § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Aufbewahrungspflichtig sind danach unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege.
Für den Online-Versandhandel sind vor allem die Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege von Bedeutung, und zwar unabhängig von ihrer Form. Erfasst werden:

• Papierdokumente wie zum Beispiel Briefe und Faxe
• Elektronische Nachrichten, zum Beispiel E-Mails oder Nachrichten über ein Online-Kontaktformular
• Listen und Protokolle im Rahmen eines EDV-Systems

Buchungsbelege
Unter Buchungsbelegen werden alle Unterlagen erfasst, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren. Den Buchungsbeleg für die Zahlung des Kaufpreises bei einer Online-Bestellung stellt die Rechnung dar. Eine Kopie hiervon unterliegt der Aufbewahrung und zwar unabhängig davon, ob sie elektronisch oder auf Papier erteilt und übermittelt wird (§ 14b Abs. 1 UstG).

Geschäfts- beziehungsweise Handelsbriefe
Jede Korrespondenz, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung und Rückabwicklung eines Geschäfts dient, gilt als Handels- bzw. Geschäftsbrief. Aufbewahrungspflichtig sind sowohl die empfangenen als auch Wiedergaben der abgesandten Briefe. Dazu zählen unter anderem:

• die Wiedergabe der Eingangsbestätigung (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BGB) und gegebenenfalls der Auftragsbestätigung. Diese geben Auskunft über den Gegenstand (Leistung und Gegenleistung) des Kaufvertrags.
• die Kopie des Lieferscheins und des Frachtbriefes nach § 407 HGB, falls solche der Warensendung beigefügt werden.
• die Wiedergabe der Versandanzeigen. Sie enthalten Informationen über die Durchführung des Vertrags (beispielsweise Auskunft über die versendeten Waren).
• Schreiben, die die Vertragsabwicklung betreffen (zum Beispiel Mahnungen, Reklamationsschreiben, eingehende Widerrufserklärungen des Kunden).

Wann besteht keine Aufbewahrungspflicht?
Nicht jede Bestellung des Kunden führt zum Abschluss eines Vertrags. So ist es denkbar, dass die Annahme einer Bestellung wegen mangelnder Bonität abgelehnt wird oder der Kunde seine Bestellung widerruft, noch bevor die Annahme erklärt wurde. In diesem Fall besteht keine Aufbewahrungspflicht für die entstandenen Unterlagen.
Ebenfalls nicht aufzubewahren sind Nachrichten mit einem reinen Werbecharakter, wie zum Beispiel ein Newsletter. Das Gleiche gilt für Unterlagen ohne Bezug zu einem konkreten Handelsgeschäft oder ohne Bedeutung für die Besteuerung. Ein Beispiel hierfür ist die Dokumentierung der Eröffnung eines Kundenkontos.

Wie und für welchen Zeitraum sind Unterlagen aufzubewahren?

• Buchungsbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren.
• Die Aufbewahrungspflicht für Handels- und Geschäftsbriefe beträgt sechs Jahre. Solche Briefe können jedoch gleichzeitig externe Buchungsbelege (wie Rechnungen) darstellen. In diesen Fällen ist die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zu beachten.
• Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass sie während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Wer Papierunterlagen im Original aufbewahrt, muss sicherstellen, dass die Schrift nicht verblasst und die Dokumente beispielsweise vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sind.
• Eine Aufbewahrung im Original ist jedoch für Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe nicht zwingend. Die bildliche Wiedergabe, zum Beispiel in Form einer gescannten Kopie reicht aus, das heißt die Wiedergabe muss bildlich mit dem Original übereinstimmen. Wenn diese bereits digital erstellt worden sind, muss ihr Inhalt maschinell ausgewertet werden können. Es reicht also nicht aus, eine digital erstellte Rechnung auszudrucken und den Ausdruck dann aufzubewahren.

Experten-Tipp:
Handels- und Geschäftsbriefe beziehungsweise Buchungsbelege erstellen Online-Händler in der Regel digital. Diese bereits im Original zu speichern, ist wenig aufwändig. Aber auch im Zusammenhang mit Papierunterlagen empfiehlt es sich, auf eine elektronische Archivierung umzustellen, wo es zulässig ist. Diese ist vor allem kostengünstig, da keine Lagerkosten anfallen, und effektiv, da die benötigte Dokumente schnell auffindbar sind.

Via: Trusted Shops

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Händler und Hersteller, die ihre Produkte international online anbieten, können sich auf enormes Wachstumspotential freuen. Das zeigt eine von DHL Express veröffentlichte Studie. Der Bericht - The 21st Century Spice Trade: A Guide to the Cross-Border E-Commerce Opportunity - geht detailliert auf Märkte und Produkte ein, die die größten Wachstumschancen haben, zeigt die Beweggründe und die Vorlieben weltweit einkaufender Kunden auf und arbeitet die Erfolgskriterien für Online Händler, die international agieren möchten, aus. Im Besonderen geht er auf die Möglichkeiten für Premium-Produkte und -Dienstleistungen ein, deren weitaus höherer Warenkorbwert einen bedeutend größeren Anteil internationaler Bestellungen ausmacht.

Die Studie zeigt auf, dass der grenzüberschreitende Handel stark steigende Wachstumsraten verzeichnet, die es in den meisten anderen Handelsmärkten so nicht gibt: das Volumen des internationalen Online Handels soll bei einem durchschnittlichen Jahreswachstum von 25 Prozent zwischen 2015 und 2020 (von 300 Milliarden US-Dollar auf 900 Milliarden US Dollar) doppelt so schnell ansteigen, wie das des inländischen. Online Händler können ihre Abverkäufe schon allein dadurch um 10-15 Prozent steigern, dass sie ihre Produkte international anbieten. Das Angebot von Premium-Diensten lässt die Verkäufe sogar noch weiter steigen: Händler und Hersteller, die in ihren Online-Shops eine Option für schnelleren Versand anbieten, wachsen 1,6-mal schneller, als jene, die dies nicht tun.

"Der internationale Versand ist viel einfacher als viele Händler glauben. Wir sehen jeden Tag, wie positiv sich der Verkauf in das internationale Ausland auf das Geschäft unserer Kunden auswirken kann", sagt Ken Allen, CEO bei DHL Express. "Außerdem können wir beobachten, dass beinahe jede Produktsparte auf Premiumebene angehoben werden kann. Etwa indem man eine hochwertigere Luxus-Edition des Produkts anbietet und gleichzeitig eine hervorragende Servicequalität sicherstellt, um vor allem die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen, die nicht so preissensibel sind. Händler in allen Märkten haben die Möglichkeit, sich international und mit Premiumprodukten und -dienstleistungen zu präsentieren. Unser derzeitiges globales Netzwerk ist wie dafür gemacht, Händler zu unterstützen, die Premiumdienste entwickeln oder einfach nur neue Märkte direkt erreichen möchten, ohne dabei viel Geld für Warenhäuser oder Vertrieb aufbringen zu müssen."

Die Studie stützt sich auf Recherchen und Interviews, die von einer weltweiten führenden Unternehmensberatung durchgeführt wurden, sowie auf die Antworten von mehr als 1.800 befragten Händlern und Herstellern in sechs Ländern in einer Umfrage für Exporteure. Darin wird der sich wandelnde E-Commerce näher beleuchtet: Dadurch, dass Angebot und Nachfrage immer anspruchsvoller werden, nutzen Hersteller die Vorteile des E-Commerce aus, um Zugang zu direkten Einzelhandelsmodellen zu bekommen. Der "Zwischenhändler" wird übersprungen und Produkte werden direkt an den Endkunden vertrieben. Diese Händler sollen im internationalen E-Commerce ein um 30 Prozent schnelleres Wachstum erzielen als in anderen Einzelhandelsgruppen. In den verschiedenen Märkten werden Kunden immer anspruchsvoller und geben an, dass die Verfügbarkeit des Produktes und das Vertrauen in den Anbieter sowie attraktive Angebote die Faktoren sind, die sie dazu anregen, bei Online Händlern im Ausland zu kaufen.

Die größten Herausforderungen bei Käufen aus dem Ausland liegen aus Kundensicht in der Logistik, dem Vertrauen, dem Preis und den Erfahrungsberichten. Online Händler können mit einfachen Mitteln Serviceanforderungen aus dem Ausland erkennen, fördern und ihnen gerecht werden. Im Bericht heißt es zudem, dass der E-Commerce-Trend ein neues Ökosystem von Vermittlern und Standardlösungen (wie Zahlungsdienste und Programme, die für den Kunden Kauferfahrungen zusammenfassen) erschaffen hat. Diese helfen den Händlern, ihre Angebote entsprechend anzupassen und mit ausländischen Kunden Geschäfte zu machen. Weltweite Logistik-Partner können unterstützen, um den richtigen Kompromiss zwischen zentralisierter und lokaler Lagerung und Abwicklung zu finden, wogegen schnelle, zuverlässige sowie flexible Lieferoptionen dazu beitragen können, spekulatives Interesse in eine dauerhafte Kundenbindung umzuwandeln.

Quelle: DHL

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40 Frachtflugzeuge hat Amazon bereits geleast, von denen 16 im Einsatz sind, die Produkte zwischen den Amazon Lagern transportieren.
Nun folgt der nächste Schritt zur Unabhängigkeit: Amazon plant den Bau eines eigenen Flughafens im US-Bundesstaat Kentucky. Medienberichten zufolge soll die Investition ca. 1,5 Milliarden US-Dollar betragen. Bereits im April soll der erste Flieger abheben.

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Gerichtsverfahren können langwierig und kostspielig sein. Der Gesetzgeber hat für Streitigkeiten zwischen Verbrauchern und Unternehmern nun europaweit eine Lösung geschaffen: das alternative Streitschlichtungsverfahren. Der Händlerbund begleitet die Umsetzung der ADR-Richtlinie, die am 01. Februar 2017 geltendes Recht wird, mit Expertenbeiträgen, Hinweisblättern und FAQs, die er kostenlos zur Verfügung stellt.

Sinnvolle Alternative mit erheblichen Problemen bei der Umsetzung

Expertin und Rechtsanwältin beim Händlerbund, Peggy Sachse, hat die neue Regelung auf Praxistauglichkeit geprüft und sagt: „Mit der Hilfe von Streitschlichtungsstellen sollen Verbraucher und Online-Händler sich künftig außergerichtlich einigen. Qualifizierte Juristen sind damit beauftragt eine Schlichtung herbeizuführen, die im Gegensatz zum konventionellen Gerichtsverfahren erheblich schneller und kostengünstiger ist. In der Theorie ein guter Ansatz, doch in der Praxis haben die deutschen Gesetze die Umsetzung erheblich erschwert. Ein hohes Verbraucherschutzniveau bietet das Gesetz deshalb in Deutschland noch nicht.” Hinter der Idee steckt das „Gesetz über die alternative Streitbeilegung in Verbrauchersachen“ (VSBG) mit der sogenannten ADR-Richtlinie.

Wer darf Streitmittler einer Schlichtungsstelle werden?
Der bestellte Jurist muss u. a. die Befähigung zum Richteramt vorweisen. Darüber hinaus muss er oder sie Fachwissen im Verbraucherschutzrecht nachweisen, darf aber in den letzten drei Jahren weder für Unternehmen noch Verbände, die Verbraucherinteressen vertreten, tätig gewesen sein.

Wo findet man Verbraucherschlichtungsstellen?
Nur Einrichtungen, die offiziell als Schlichtungsstelle anerkannt wurden, dürfen mit der Streitschlichtung beauftragt werden. Die Voraussetzungen dafür sind so umfangreich, dass bisher in Deutschland - abgesehen von einer staatlichen “Auffangschlichtungsstelle” - keine private Schlichtungsstelle errichtet wurde. Das Bundesjustizministerium ruft Unternehmen dazu auf, sich selbst als Schlichtungsstellen zusammenzuschließen.

Wie viel kostet das Schlichtungsverfahren?
Für Verbraucher ist die Schlichtung kostenlos. Je nach Höhe des Streitwertes fallen für Unternehmen entsprechend hohe Kosten an, die häufig unrentabel sind. Ein Beispiel: Bei einem Streitwert von 101 Euro kostet das Verfahren regulär 75 Euro.

Was ändert sich ab sofort?
Im Impressum von Online-Shops u. a. Webseiten muss bereits seit Beginn des Jahres 2016 der Hinweis zur OS-Plattform zu finden sein. An gleicher Stelle ist nun zu erklären, ob eine grundsätzliche Bereitschaft besteht, an alternativen Streitschlichtungsverfahren teilzunehmen. Aber auch Unternehmer, die sich keiner Schlichtungsstelle anschließen möchten, unterliegen bei einer Anzahl von mindestens elf Mitarbeitern der Informationspflicht.

Nach dem VSBG gilt die Informationspflicht für Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Verträge mit Verbrauchern schließen. Um der neuen Pflichtinformation nachzukommen, ist eine Ergänzung der Rechtstexte erforderlich. Alle Unternehmer können sich freiwillig einer Verbraucherschlichtungsstelle anschließen.

Quelle: Händlerbund

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Am Mittwoch, den 25. Januar 2017, hat eBay die Geschäftszahlen für das 4. Quartal 2016 und das Gesamtjahr 2016 veröffentlicht.

Geschäftszahlen Q4-2016

- Das Handelsvolumen (der Wert der gehandelten Waren und Dienstleistungen) belief sich im 4. Quartal auf 22,3 Mrd. US-Dollar.
- Der Umsatz von eBay betrug im 4. Quartal 2,4 Mrd. US-Dollar.
- Der Nettogewinn von eBay lag bei 601 Mio. US-Dollar.
- Die Anzahl der aktiven eBay-Käufer stieg im Vergleich zum Vorjahresquartal auf 167 Mio.
- Bei eBay finden sich jederzeit 1,1 Mrd. Artikel im Angebot.
- Bei 81 Prozent der bei eBay verkauften Artikel handelt es sich um Neuware.
- Der Anteil von Festpreisangeboten am Handelsvolumen betrug rund 87 Prozent.
- Das internationale Marktplatzgeschäft außerhalb der USA war für 57 Prozent des Umsatzes verantwortlich.
- Der Anteil des mobilen Handelsvolumens betrug im 4. Quartal 48 Prozent am Gesamt-Handelsvolumen.
- Die eBay-Apps wurden weltweit 348 Mio. Mal heruntergeladen.
- Der Anteil der versandkostenfreien Transaktionen betrug 67 Prozent (bezogen auf Deutschland, Großbritannien und die USA).

Geschäftszahlen Gesamtjahr 2016

- Das Handelsvolumen (der Wert der gehandelten Waren und Dienstleistungen) betrug im gesamten Jahr 2016 84 Mrd. US-Dollar.
- Für das Gesamtjahr 2016 lag der Umsatz von eBay bei 9 Mrd. US-Dollar und der Nettogewinn bei 2,2 Mrd. US-Dollar.

Weitere Geschäftszahlen von eBay Inc.:
http://investor.ebay.com

Quelle: eBay

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